结账与反结账

1.结账功能

结账:就是扎账,是对指定期间的业务数据进行重算成本及锁定。被结账的单据(所有字段)不能进行更改。
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使用场景:

当财务人员想对某一历史期间已经完成结账/封账的某一单据进行修改时,则进入管理中心进行反结账操作。

由于部分用户使用进销存产品很长时间,但从不做结账操作,会导致成本计算耗时很长,且会存在部分单据成本计算不完整的情况;同时,若不结账,可能会有员工任意修改以前的数据,导致与会计凭证数据不一致。建议企业定期结账,保证数据的正确性及系统性能更优。针对长期不结账的账套,系统会自动结账。

结账规则:手动结账和自动结账

1.(手动)结账的“选择日期”规则:

● 结账日期不能小于CRM系统启用日期
● 结账日期不能小于等于上次结账日期

● 结账在日期之前的数据及单据只能查询,不能再对之前录入数据进行修改(只有反结账之后,才能对之前录入数据进行增删改)

● 每日结账次数5次,反结账仅允许反结账半年以内的结账操作
● 若结账时间是2月1日,则冻结的账单时间截止到2月1日23点59分59秒

2.自动结账规则:

● 上线该功能时: 系统会自动结账半年前的数据,也就是半年前的数据不能进行增删改

例如:1月20日上线,则自动为用户结账2021年7月20日之前的数据。从用户主动点击结账按键开始,例如第二年2月10日用户第一次点击结账,则结账2月10日之前的账。

● 每月1号对账套进行检测,如果检测出有超过2个月以前的账未结账,则自动结账到两个月前的那个月的最后一天。

例子:用户的最近结账时间是2月10日,之后一直未进行过手动结账,则到5月1日系统会自动帮用户结账2月28日之前的账。

●如果以上线时间为时间节点,结账是否允许结账上线之前的旧数据? 只冻结上线之前的旧数据,但不进行重新的计算

10月10日 一张销售出库单A的出库成本为100,12月1日 结账功能上线,使用新的计算逻辑,得出销售出库单A的出库成本实际应更新为80。 

处理方法是,不改变原销售出库单A的出库成本为100。但对于后面的成本计算,例如12月1日之后其他单据的成本计算中使用的数值,为80。

2.反结账功能

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反结账:用户若需要修改结账日期以前的数据,需执行反结账操作,解除结账

1.如果以上线时间为时间节点,结账是否允许结账上线之前的旧数据?
只冻结上线之前的旧数据,但不进行重新的计算

2.对于反结账历史记录的查询 在结账日志旁边有“反结账记录按键”,点击按键弹出展示反结账记录。其中“反结账日期”则为消除的那条结账日期,即最近一条的结账日期

例子如图:若想反结账5月份的单据,那么需点击4次“反结账”按键,系统会依次结账8月31日,7月31日,6月30日,5月31日。

3.结账与反结账角色权限

若公司希望某一角色可以拥有结账与反结账操作权限时,在管理中心增加该权限。
操作入口: 管理中心 》角色权限 》其他设置》进销存设置

4.结账与反结账功能对库存流水、台账影响

当用户进行了结账和反结账操作,则会对库存流水、台账产生影响。
操作入口: 管理中心 》其他设置》进销存设置 》库存管理/库存流水/库存台账
开启所有用户的库存流水与库存台账,且不允许关闭(即删除原开关)!!
● 对于已开启进销存,且开启库存流水与台账功能的用户:
上线后设置:保持用户当前的设置权限,对于无库存流水与台账权限的用户角色则不可见这两个菜单入口
●对于已开启进销存,但当前未开启过库存流水与台账功能的用户:
初始设置:老板和超管可以看到流水和台账的这两个菜单入口及全部数据,其他用户角色不可见两个菜单入口及全部数据
● 对于系统的新用户(即进销存中尚无数据的):
初始设置:老板和超管可以看到流水和台账的这两个菜单入口及全部数据,其他用户角色不可见两个菜单入口及全部数据

5.问题答疑

问题一:

1,对于时间属于结账日期范围内,但处于审批中(进入审批流但尚未通过审批)的单据。例如:12月30日之前的账目被结账了,但有一张创建于12月10日的出入库单在审批中未被处理
答:不参与结账计算
审批中的新建进审单据不能通过审批,即点击“同意”,弹窗提醒用户“该单据所属时间段已完成结账,请反结账后审批”。 若点击“拒绝”,则不受影响。

问题二:

2,结账过得出入库单据中自定义字段是否允许编辑?
答:结过账后,不可以再新建出入库单。对于已有单据,结账过的单据中任何字段都不可编辑,用户在提交保存时提示“该单据所属时间段已完成结账,请反结账后编辑

问题三:

3,开启审批情况下,12月30日之前的账目被结账了,但有一张创建于12月10日的出入库单,在12月20日被编辑后,进入审批中未被处理,1月份该单据进入审批中的处理方法?
答:若编辑的字段不属于成本、库存、价格类涉及重新计算逻辑的字段,则允许审批通过。

问题四:

4,结账日期的能否选择未来时间?
答:结账日期可以选择未来任意时间,结账计算规则无特殊逻辑

问题五:

5,在结账操作执行过程中,有哪些单据要被禁止使用?
答:调拨单,盘点单、装配出入库单、出入库操作所有类型单据,成本调整单